[행정업무] 문서의 성립과 효력 발생 시기

[행정업무] 문서의 성립과 효력 발생 시기

 

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오늘은 행정업무에 있어 기본인 문서입니다. 문서에 대한 이야기는 행정업무편람에서 발췌해오고있습니다.

문서의 성립되기 위한 요건과 언제 문서가 성립되고 효력이 발생하는지 행정관련 업무를 하는 분들은 모두 아셔야할 내용이겠습니다.

 

가. 문서의 성립

1) 성립요건

가) 행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성되어야 한다.
나) 위법·부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 한다.
다) 법령에 규정된 절차 및 형식을 갖추어야 한다.

2) 성립시기(영 제6조제1항)
문서는 결재권자가 해당 문서에 대하여 서명(전자이미지서명·전자문자서명 및 행정전자서명 포함)의 방식으로 결재함으로써 성립한다. 결재권자란 행정기관의 장, 법령에 따라 행정권한을 위임받거나 위탁받은 자, 위임전결 또는 대결하는 자를 말한다. (영 제3조제5호)

 서명 : 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서 제외)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것
 전자이미지서명 : 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서 상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것

 전자문자서명 : 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서 상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것
 행정전자서명 : 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로서 ｢전자정부법 시행령｣ 제29조에 따른 인증기관으로부터 인증을 받은 것

 

<행정전자서명의 인증>
∙ ｢전자정부법 시행령｣ 제28조에 따른 인증관리센터가 인증 업무 수행
<행정전자서명의 효력>
∙인증 받은 행정전자서명이 있으면 그 행정전자서명이 서명자의 서명이고, 그 전자문서는 행정전자서명이 된 후에 내용이 변경되지 아니하였다고 추정(｢전자서명법｣ 제3조)

 

https://worldofinfo.tistory.com/376

[행정업무] 문서관리 총정리(전결, 효력, 결재 등)

행정 업무 문서관리 내용

 

나. 문서의 효력 발생

1) 효력발생에 대한 입법주의

 

가) 표백주의(表白主義)
문서가 성립한 때 즉 결재로써 문서의 작성이 끝난 때에 효력이 발생한다는 견해이다. 이는 내부결재문서와 같이 상대방 없는 문서의 경우에는 합당하나, 상대방이 있는 경우에는 그 상대방이 해당 문서의 작성에 관해 전혀 알지 못하는데도 효력이 생기게 되어 문서발신 지연 등 발신자의 귀책사유로 인한 불이익을 상대방이 감수해야 하는 부당함이 발생한다.

나) 발신주의(發信主義)
성립한 문서가 상대방에게 발신된 때 효력이 발생한다는 견해이다. 이는 신속한 거래에 적합하며, 특히 다수의 자에게 동일한 통지를 해야 할 경우에 획일적으로 효력을 발생하게 할 수 있다는 장점이 있지만, 문서의 효력발생 시기가 발신자의사에 좌우되고, 상대방이 아직 알지 못하는 상황에서 효력이 발생한다는 단점이 있다. 발신주의를 채택한 예로는 ｢민법｣ 제531조(격지 자간의 계약성립시기)*를 들 수 있다.
* ｢민법｣ 제531조 (격지자간의 계약성립시기) 격지자간의 계약은 승낙의 통지를 발송한 때에 성립한다.

 

다) 도달주의(到達主義)
문서가 상대방에게 도달해야 효력이 생긴다는 견해이며 수신주의(受信主義) 라고도 한다. 여기서 도달이라 함은 문서가 상대방의 지배범위 내에 들어가 사회통념상 그 문서의 내용을 알 수 있는 상태가 되었다고 인정되는 것을 의미한다. 이는 쌍방의 이익을 가장 잘 조화시키는 견해라고 볼 수 있다.
｢민법｣ 상의 의사표시와 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 상의 문서의 효력발생 시기는 도달주의를 원칙으로 하고 있다.
※ ｢민법｣ 제111조 (의사표시의 효력발생시기) ① 상대방 있는 의사표시는 그 통지가 상대방에 도달한 때로부터 그 효력이 생긴다.

라) 요지주의(了知主義)
상대방이 문서의 내용을 안 때에 효력이 발생한다는 견해이다. 이는 상대방의 부주의나 고의 등으로 인한 부지(不知)의 경우 발신자가 불이익을 감수해야 하는 폐단이 발생하고, 지나치게 상대방의 입장에 치우친 것으로 타당한 견해라고 보기 어렵다.

 

2) 문서의 효력발생 시기(영 제6조제2항)

가) 일반 원칙
｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣은 문서가 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생하되, 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력됨으로써 그 효력을 발생한다고 규정하고 있어 도달주의를 원칙으로 하고 있다.

 전자문서: 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나, 송신·수신 또는 저장된 문서(영 제3조제2호)

 

나) 공고문서의 효력발생(영 제6조제3항)
고시, 공고 등 공고문서는 그 문서상에 효력발생 시기를 명시하고 있지 않으면 그 고시 또는 공고가 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다. 여기서 5일의 경과기간은 일반에게 그 내용을 알리는데 필요한 최소한의 주지기간으로 볼 수 있기 때문에 공고문서에 효력발생 시기를 명시하는 때에는 최소한 5일 이상의 주지기간을 주어야 할 것이다.
다만, ｢행정절차법｣ 제15조제3항에서 “제14조제4항의 경우 다른 법령 등에 특별한 규정이 없으면 공고일부터 14일이 경과한 때에 그 효력이 발생한다.” 라고 규정하고 있는데 여기서 14일의 경과기간은 처분, 신고, 행정상 입법예고, 행정예고 및 행정지도의 절차에 관하여 송달받을 자에게 공고를 통하여 송달하는 경우에 한하여 우선적으로 적용된다 할 것이다.

※ ｢행정절차법｣ 제14조(송달) ④ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 송달 받을 자가 알기 쉽도록 관보, 공보, 게시판, 일간신문 중 하나 이상에 공고하고 인터넷에도 공고하여야 한다.

1. 송달받을 자의 주소 등을 통상의 방법으로 확인할 수 없는 경우
2. 송달이 불가능한 경우
3 문서작성의 일반원칙

 

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