[행정업무] 문서작성 기준(숫자, 날짜, 쪽번호)

[행정업무] 문서작성 기준(숫자, 날짜, 쪽번호)

 

문서 작성의 원칙

 문서 작성에 대해 계속 공부하고 있습니다. 다양한 문서를 업무상 읽어봅니다. 정렬되고 깔끔하게 보기에도 좋은 문서가 읽기에도 좋습니다. 또한 기호나 날짜 등 정해진 규칙에 맞게 쓰여지면 더 쉽게 읽히고 이해도 빠르고 업무의 효율성도 높일 수 있습니다. 그렇기에 행정업무를 하는데 문서를 작성하는 대원칙을 빨리 습득하고 배워 나가는게 중요하겠습니다.
 

[행정업무] 문서작성 원칙(공공언어)

 

가. 숫자 등의 표시

1) 숫자(영 제7조제4항)
아라비아 숫자로 쓴다.

2) 날짜(영 제7조제5항)
숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시한다. 월, 일 표기 시 ‘0’은 표기하지 않는다.
<예시1> 2021.12.12. (×) → 2021. 12. 12. (○) : 한 타 띄우고 표기
<예시2> 1985.09.06. (×) → 1985. 9. 6. (○) : ‘0’은 표기하지 않음
 
3) 시간(영 제7조제5항)
시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점( : )을 찍어 구분한다.
<예시> 오후 3시 20분(×) → 15:20(○), 오전 7시 9분(×) → 07:09(○)
 
4) 금액(규칙 제2조제2항)
금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다.
<예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
 

나. 문서의 쪽 번호 등 표시

1) 쪽 번호 등의 개념
2장 이상으로 이루어진 중요 문서의 앞장과 뒷장의 순서를 명백히 하기 위하여 매기는 번호를 말한다.
 
2) 쪽 번호 등의 표시 대상문서(영 제19조)
가) 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
나) 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서
다) 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서
 
3) 표시 방법
가) 전자문서: 쪽 번호 표시 또는 발급번호 기재(영 제19조/규칙 제18조)
(1) 쪽 번호 : 각종 증명 발급 문서외의 문서에 표시
(가) 중앙 하단에 일련번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요 문서에는 해당 문서의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.
<예시> 1, 2, 3, 4 또는 4-1, 4-2, 4-3, 4-4로 표시
(나) 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 쪽수를 부여한다.
(2) 발급번호 : 각종 증명 발급 문서의 왼쪽 하단에 표시
<예시> 단말번호-출력년월일/시·분·초-발급일련번호-쪽번호
 
나) 종이문서: 관인으로 간인 또는 천공(영 제19조)
(1) 간인: 관인 관리자가 관인으로 간인하되, 시행문은 간인하기 전의 기안문을 복사하여 간인한다
(2) 천공: 민원서류나 그 밖에 필요하다고 인정하는 문서에는 간인을 갈음하여 천공한다.
 
 문서철의 쪽 번호 표시
해당 문서철의 우측 하단에 첫 쪽부터 시작하여 일련번호로 쪽수 부여 및 표기
표지와 색인목록은 쪽수 부여 및 표기 대상에서 제외
동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우, 2권 이하의 문서철별 쪽수는 전권 마지막 쪽수 다음의 일련번호로 시작
연필로 먼저 표시한 후 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시
 

[행정업무] 문서의 성립과 효력 발생 시기

 

다. 항목의 구분

1) 항목의 표시(규칙 제2조제1항)
문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, , ∙ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1., 2., 3., 4., …
가., 나., 다., 라., …
1), 2), 3), 4), …
가), 나), 다), 라), …
(1), (2), (3), (4), …
(가), (나), (다), (라), …
①, ②, ③, ④, …
㉮, ㉯, ㉰, ㉱, …
하., 하), (하), ㉻ 이상
계속되는 때에는
거., 거), (거), 거 ,
너., 너), (너), 너… 등
단모음 순으로 표시
* 가→나→다→…파→하→거
→너→더→… 퍼→허→고→노→도→ …
 
특수한 기호를 활용하여 항목을 표시할 경우, 전자적으로 입력하기 어렵거나 전자화 과정에서 오류가 많이 발생할 수 있는 특수기호는 사용하지 않는다.
 
2) 표시위치 및 띄우기
수신vv○○○장관(○○○과장)
(경유)
제목vv○○○○○
1.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
vv가.v○○○○○○○○○○○
vvvv1)v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
vvvvvv가)v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
2.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

※ 2타(vv 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자, 스페이스 바(Space Bar) 2번에 해당함
 
가) 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작한다.
나) 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.
다) 항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬함이 원칙이나, 왼쪽 기본선에서 시작하여도 무방하다. 단, 하나의 문서에서는 동일한 형식(첫 글자 또는 왼쪽 기본선)으로 정렬한다.
 
<예시1> 항목 내용의 첫 글자에 맞춘 경우
수신vv○○○장관(○○○과장)
(경유)
제목vv○○○○○
1.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
vvv○○○○○
2.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
vvv○○○○○

<예시2> 왼쪽 기본선에서 시작하는 경우
수신vv○○○장관(○○○과장)
(경유)
제목vv○○○○○
1.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○
2.v○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○
라) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.
마) 항목이 하나만 있는 경우 항목기호를 부여하지 아니한다.
 
3) 하나의 본문 아래 항목 구분
하나의 본문에 이어서 항목이 나오는 경우에 항목의 순서 및 띄어쓰기는 다음 요령에 따른다.
가) 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 등부터 시작한다. (둘째 항목: 가., 나....)
나) 첫째 항목은 왼쪽 기본선부터 시작한다.
수신vv○○○장관(○○○과장)
제목vv○○○○○
문서관리교육을 다음과 같이 실시하오니 각 부서의 문서관리 담당자께서는
반드시 참석하여 주시기 바랍니다.
1.v일시:v○○○○○
2.v장소:v○○○○○○○○○○○
3.v참석대상:v○○○○○○○○○○○.vv끝.
 가독성을 위하여 본문 항목 사이 위와 아래 여백을 자유롭게 조정할 수 있다.
(한 줄 띄우기 가능, 줄간격 및 위 아래 여백을 자유롭게 설정 가능)

 

 

[행정업무] 공문서의 개념과 종류 형식 등

마. 규격 용지의 사용

1) 규격 표준화의 필요성
문서에 사용되는 용지의 규격을 통일하여 표준화함으로써 문서의 작성·처리·편철·보관·보존 등 뿐만 아니라 프린터, 복사기, 팩스 등 각종 사무자동화기기의 활용을 용이하게 할 수 있다.
 
2) 용지의 기본규격(영 제7조제6항)
문서의 작성에 사용하는 용지는 가로 210mm, 세로 297mm(Ａ4용지)의 직사각형으로 한다. A4용지는 국내외에 널리 통용되는 기본규격이다. 다만 도면 작성 등 기본규격을 사용하기 어려운 특별한 경우에는 그에 알맞은 규격의 용지를 사용할 수 있다.

 

오늘 자료의 교재 출처입니다.

2020년 행정업무운영편람 41페이지 ~ 45페이지까지 입니다.