[행정업무] 문서작성 원칙(공공언어)

문서작성의 일반원칙

문서작성의 일반원칙 들어가기 전

행정업무를 하면서 가장 기본이면서 어려운 것이 바로 문서 작성이라고 생각됩니다. 어려서부터 글쓰기, 글짓기, 논술 등을 배워왔지만 막상 쓰라고하면 어떻게 써야하고 어떤 단어를 선택해야할지 어렵습니다. 공무원이나 행정 업무를 하는데 있어 문서는 행정의 얼굴이자 기본이기에 더욱 충실해야하겠습니다. 모든 업무는 문서로 이루어지기 때문이겠죠. 더욱이 문서는 우리나라 국어로 작성되기에 국어를 사용하는데 맞춤법 올바른 단어 선택 등도 필수겠습니다. 차세대 새로운 단어도 매번 나오는 만큼 시대에도 민감해야하겠습니다. 이번 자료는 행정업무를 하는데 기본자료로 모두에게 도움이 되길 바랍니다.

 

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[행정업무] 공문서의 개념과 종류 형식 등

 

가. 문서의 전자적 처리(영 제5조)

문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 처리절차는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

 

나. 이해하기 쉽게 작성

문서는 어문규범을 준수하여 한글로 작성하되 특별한 사유가 없으면 이해하기 쉬운 용어를 사용하여야 한다.

 

1) 어문규범의 준수(영 제7조제1항)
문서는 ｢국어기본법｣ 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 가로로 쓴다.
※ (어문규범) 한글 맞춤법, 표준어 규정, 표준 발음법, 외래어 표기법, 국어의 로마자 표기법 등 올바른 국어 사용법에 대해 문화체육관광부장관이 정하는 규범

 

2) 국민이 이해하기 쉬운 용어 사용(영 제7조제2항)

문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다. 행정용어 순화어를 활용하여 쉬운 우리말을 사용할 수 있도록 노력하고, 특히 대국민 행정명령이나 국민에 안내하는 고시‧공고문은 국민친화적 용어를 사용하여 작성하도록 노력하여야 한다.
※ 국립국어원 발간 ‘개정 한 눈에 보는 공공언어 바로쓰기’ 참고(2020)

- 국립국어원 누리집 > 자료 > 연구‧조사자료 > 기타자료 게시판에서 ‘개정 한 눈에 보는 공공언어 바로쓰기’ 검색 후 내려받기

 「공문서 용어 점검｣ 기능 (‘온 나라’ 문서관리시스템)
∙ 개념: 업무관리시스템 또는 전자문서시스템에서 어려운 용어나 일본식 한자어, 권위적 표현 등을 자동 검색하여 순화어를 안내해주는 기능. 필수 점검기능(문서 기안 후 결재 시 자동 실행)과 상시 점검기능(‘공문서 용어 점검’ 메뉴 클릭)으로 구성된다.

 

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[행정업무] 문서의 성립과 효력 발생 시기

 

<공공언어 바로 쓰기 참고사항> ※ 출처: 국립국어원 누리집

 

<한글 맞춤법 및 어법>

1. [고/라고]
“~가 중요하다.”고 말했다. → “~가 중요하다.”라고 말했다.
(해설) 앞말이 직접 인용되는 말임을 나타내는 조사는 ‘라고’이다. ‘고’는 앞말이 간접 인용 되는 말임을 나타내는 격 조사(예: 아이들이 소풍을 가자고 떼를 쓴다.)이므로 직접 인용되는 말 뒤에는 쓰기 어렵다.

2. [로써/로서]
그것은 교사로써 할 일은 아니다. → 그것은 교사로서 할 일은 아니다.
(해설) 지위나 신분 또는 자격을 나타내는 격 조사는 ‘로서’이다. ‘로써’는 어떤 일의 수단이나 도구를 나타내는 격 조사이다.(예: 대화로써 갈등을 풀 수 있을까?)

3. [율/률]
백분율 → 백분율

(해설) 받침이 있는 말 뒤에서는 ‘렬, 률’, 받침이 없는 말이나 ‘ㄴ’ 받침으로 끝나는 말 뒤에서는 ‘열, 율’로 적는다.(예: 비율, 실패율, 매칭률)

4. [년도/연도]
시설년도 → 시설 연도
(해설) 한자음 ‘녀, 뇨, 뉴, 니’가 단어 첫머리에 올 때에는 두음 법칙에 따라 ‘여, 요, 유, 이’로 적는다. ‘시설년도’는 한 단어가 아니므로 ‘시설 년도’로 띄어 써야 하고, ‘연도’는 독립된 단어이므로 ‘년도’가 아니라 ‘연도’로 적어야 한다.

 

5. [연월일의 표기]
2006. 1 → 2006. 1. / 2013. 6. 27(목) → 2013. 6. 27.(목)
(해설) 아라비아 숫자만으로 연월일을 표시할 경우에 마침표는 연월일 다음에 모두 사용해야 한다.

6. 융복합 → 융·복합
(해설) 열거된 단위, 용어가 대등하거나 밀접한 경우 ‘가운뎃점’을 사용한다.
(단, 한 단어로 사전에 등재된 말은 가운뎃점을 찍지 않음. 예: 시도,
내외, 대내외, 장차관)

<띄어쓰기>

1. [달러, 원, 명, 톤 등 단위를 나타내는 명사]
296억달러 → 296억 달러 / 10만톤 → 10만 톤 / 오십명→ 오십 명
(해설) 단위를 나타내는 명사는 앞말과 띄어 쓴다.

2. [‘제-’와 같은 접두사]
제 1섹션 → 제1 부문/제1부문
(해설) ‘제-’는 ‘그 숫자에 해당되는 차례’의 뜻을 더하는 접두사이므로 뒷말과
붙여 쓴다.(예: 제1 과(원칙) / 제1과(허용))
또한 외래어(섹션)보다는 순우리말을 사용하는 것이 바람직하다.

3. [‘-여 / -쯤 / -가량’과 같은 접미사]
50여명의→ 50여 명의/ 내일 쯤→ 내일쯤/ 일주일 가량→ 일주일가량
(해설) ‘-여’, ‘-쯤’, ‘-가량’은 접미사이므로 앞말과 붙여 쓴다.

4. [호칭어나 관직명]
홍길동씨 → 홍길동 씨 / 행정안전부장관 → 행정안전부 장관
(해설) 성과 이름은 붙여 쓰고 이에 덧붙는 호칭어, 관직명 등은 띄어 쓴다.

5. [‘본, 총’과 같은 관형사]
2010년부터 본제도 시행. → 2010년부터 본 제도 시행.
(해설) ‘본’은 관형사로 뒷말과 띄어 써야 한다. (한자어 ‘본’보다는 고유어
‘이’를 권장함.)
총300대 → 총 300대
(해설) ‘총’은 모두 합하여 몇임을 나타내는 관형사로 뒷말과 띄어 써야 한다.
(단, 접두사로 쓰일 때는 뒷말과 붙여 쓴다.(예: 총감독, 총결산, 총인원)

6. [문장 부호]
원장 : 김갑동 → 원장: 김갑동
(해설) 쌍점(:)은 앞말에 붙여 쓰고 뒷말과는 띄어 쓴다.
4. 23. ~ 6. 15. → 4. 23.~6. 15.
(해설) 물결표(~)는 앞말과 뒷말에 붙여 쓴다.

7. [그 밖의 띄어쓰기]
가야할지 모르겠다. → 가야 할지 모르겠다.
(해설) 단어 단위로 띄어 쓰는 것이 원칙이므로 각각 다른 단어인 ‘가야’와 ‘할지’를 띄어 쓴다.

 

기관간 칸막이 → 기관 간 칸막이
(해설) 의존 명사는 앞말과 띄어 쓴다. ‘간’은 의존 명사이므로 띄어 쓴다.
(단, 기간을 나타내는 말 뒤에 붙는 ‘간’은 접미사이므로 붙여 씀. 예: 이틀간, 한 달간)

 

자전거열차운행 → 자전거 열차 운행/ 일제점검 → 일제 점검
(해설) 각기 독립된 뜻을 가진 명사는 띄어 쓴다.

 

지방공무원 뿐만 아니라 → 지방공무원뿐만 아니라
(해설) 조사는 앞말에 붙여 쓴다. ‘뿐’과 ‘만’은 조사이다.

 

그 동안 → 그동안
(해설) ‘그동안’은 한 단어이므로 붙여 쓴다. (틀리기 쉬운 예: 이후, 그중, 지난해, 더욱더)

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[행정업무] 문서관리 총정리(전결, 효력, 결재 등)

<우리말다운 표현 사용>

1. 과도한 명사화 구성을 피한다.
적극 뒷받침하기 위해 → 적극적으로 뒷받침하기 위해
(해설) 과도한 명사화 구성은 문장 의미 파악을 어렵게 하므로 조사나 어미
를 써서 의미를 명확히 표현한다.

2. 번역 투 표현을 지양한다.
선정된 점포에 대해서는 → 선정된 점포에는
(해설) ‘~에 대해서’는 번역 투 표현이므로 피한다.

[쉽고 친숙한 표현 사용]

1. MOU → 업무협정(MOU) / IT → 정보기술(IT)
(해설) 외국 문자를 표기해야 할 경우 괄호 안에 병기한다.(국어기본법

 

2. 힐링 → 치유 / 인프라 → 기반 시설 / 매뉴얼 → 지침
(해설) 외래어나 외국어 대신 이해하기 쉬운 우리말을 쓴다.

 

3. 지자체 → 지방자치단체(이하 지자체)
(해설) 준말(줄임말)을 사용할 때에는 원래의 온전한 용어를 기재한 뒤 괄호
안에 ‘이하 지자체’ 형태로 준말을 기재해 사용한다.

 

4. 21,345천원 → 2,134만 5천 원
(해설) ‘천 원’ 단위는 일반인이 이해하기 어려우므로 일반적인 숫자 표현(만
단위)으로 쓴다.

 

5. 제고하기 → 높이기 / 내수진작과 → 국내 수요를 높이고
(해설) 어려운 한자어 대신 이해하기 쉬운 표현을 사용한다.

 

[공공성 있는 표현 사용]

1. 품격 있는 표현을 사용한다.
(해설) 신조어 사용을 지양하며 표준어를 사용한다.
(예: R＆D → 연구 개발 / 모니터링 → 점검, 실태 조사 등)

2. 고압적․권위적인 표현을 사용하지 않는다.
(해설) 시혜적인 표현을 사용하지 않는다.
(예: 장관은 ～라며 치하했다. → 장관은 ～라고 말했다.
작성할 것 → 작성해 주십시오. 제출바람 → 제출해 주십시오.)

3. 차별적 표현을 사용하지 않는다.
(해설) 성별, 지역, 인종, 장애에

 

오늘 자료의 출처는 2020 행정업무운영편람 31페이지에서 40페이지까지입니다.