[행정업무] 관인관리 총정리(직인, 민원, 전자이미지 등)

 

 

3 관인관리 분야
<관인 >
39. 관인과 공인의 차이점은 무엇인가요?
● 관인은 중앙행정기관에서 사용하는 청인(행정기관의 명의로 된 관인)과 직인
(행정기관의 장의 명의로 된 관인)을 말합니다.
● 공인은 지방자치단체에서 쓰이는 청인이나 직인을 말합니다. 공인의 관리·
사용 등은 지자체의 조례로 정하도록 되어 있습니다.
40. 하나의 행정기관에서 청인과 직인을 모두 가질 수 있는지요?
● 가능합니다. 일반적으로 합의제 행정기관은 청인을, 행정기관의 장이 1인인
독일제 행정기관은 직인을 보유하여 사용합니다.
• 다만, 청인을 보유한 합의제 행정기관이라 해도 법령에 의하여 그 기관의
장으로서 업무를 처리할 경우에는 그 기관의 장의 직인을 가질 수 있습니다.
41. 민원처리를 위하여 별도의 직인을 제작하여 사용할 수 있는지요?
●가능합니다. 민원처리뿐만 아니라 외교문서, 회계 및 재무, 유가증권 기타
중표발행 등 특별한 용도에 사용하거나, 각급 국립학교, 군(軍)기관, 검찰
기관 등 특별한 기관에서 사용하는 특수관인은 해당 기관의 관인 외에 따로
제작하여 사용할 수 있습니다.(영 제34조제1항 및 제2항)
276 | 제5장 질의 및 답변
42.
다수의 수신자에게 동시에 발신하는 문서에도 일일이 관인을 찍어야
하나요?
행정업무운영 편람
● 아닙니다. 관인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는
교부하는 문서에는 관인날인에 갈음하여 관인의 인영을 인쇄하여 사용할 수
있습니다.
지방자치단체의 소관업무를 민간기관에게 위탁운영하게 한 경우 해당
43. 행정기관의 "공인을 사용할 수 있나요?
●사용할 수 없습니다. 민간수탁기관이 행정기관의 업무를 위탁받아 처리하는
경우에는 본인(수탁기관)의 책임으로 업무를 처리하는 것이므로 수탁기관의
인장을 사용하여야 합니다.
교육계획 수립 및 실시는 사단법인에서 추진하고, 국가기관은 공동주관
44 형식으로 협조했을 경우에 교육수료증 발급시 국가기관의 관인 날인이
가능한지요?
●관인을 사용할 수 없습니다. 교육계획 수립 및 실시의 주체는 사단법인이기
때문에 교육수료등에 국가기관의 관인은 사용할 수 없고, 사단법인의 인장을
사용하여야 합니다.
<전자이미지관인 >
45. 전자이미지관인의 등록 및 관리는 어느 부서에서 해야 하나요?
•전자이미지관인은 문서과에서 전자이미지관인대장에 등록·관리하고, 전자
이미지관인 컴퓨터 파일은 정보화 담당 부서에서 관리하여야 합니다.(규칙
제29조제2항)
3. 관인관리 분야 | 277
질의 및 답변
전자이미지관인의 컴퓨터 파일을 정보화 담당 부서에서 관리하도록
46. 하는 이유는 무엇이며, 정보화 담당부서가 전자이미지관인 관리의
주무부서가 되는지요?
• ·정보화 담당 부서가 전자이미지관인의 컴퓨터 파일을 관리하는 이유는 전자
이미지 관인의 위조 및 부정사용 방지에 필요한 안전장치를 함에 있어서
전자적인 조치가 필요하기 때문입니다.
•
전자이미지관인 관리의 주무부서는 정보화 담당 부서가 아니라, 전자이미지
관인을 등록하고 등록대장을 관리하는 문서과라고 할 수 있습니다.
47. 동장도 공인을 사용할 수 있는지요?
● 할 수 있습니다. 동장은 시장 등 상급기관의 보조기관이나 보좌기관이 아니고
독립된 기관입니다.
● 따라서 동장이 문서들 시행할 경우 공인을 날인하여 발송할 수 있습니다.
48.
행정업무처리를 위한 전산시스템 (행정정보시스템)에서 전자이미지관인을
사용하려면 어떻게 해야 하는지요?
• 행정정보시스템에서 전자이미지관인을 사용하려면 해당 처리과에서 문서과
및 정보화 담당 부서와 협의하여 정보화 담당 부서에서 관리하고 있는 전자
이미지관인의 컴퓨터 파일을 전자입력하여 사용할 수 있습니다.
• 정보화 담당 부서에서는 해당 시스템에서 전자이미지관인의 위조 또는 부정
사용, 외부 유출 등을 방지하기 위해 필요한 안전장치가 되어 있는지를 점검
하고 사용할 수 있도록 하여야 합니다.
278 | 제5장 질의 및 답변
행정업무운영 편람
시·군·구 업무의 전자적 처리를 위하여 중앙부처 및 시도에서
49. 개발하는 시스템에 기초자치단체의 전자이미지공인을 탑재할 수
있는지요?
● 가능합니다. 다만, 해당 시스템이 전자이미지관인의 위조 또는 부정사용,
외부 유출 등을 방지하기 위해 필요한 안전장치를 갖추고 있어야 합니다.
여러 처리과에서 정보화담당부서에 각종 단체에 대한 공로패 수여 또는
50. 기타 업무 등을 위하여 전자이미지공인을 제공하여 달라고 하는데
어떻게 해야 하나요?
● 문서과와 협의하여 전자이미지공인을 제공하되, 공인 날인이 필요한 업무가
종료되면 보관된 전자이미지공인을 폐기하도록 하고, 부정사용이나 외부 유출
등을 방지하기 위한 서약서 징구 등 보안대책을 취하여야 합니다.
3. 관인관리 분야 | 279
질의 및 답변