[행정업무] 전산시스템 총정리(전자문서, 업무관리, 행정정보)

 

 

 

2 전산시스템 분야
<전자문서시스템 >
행정업무운영 편람
부서 소속 직원만 문서함을 볼 수 있도록 설계가 되어 있습니다.
32. A부서에서 B부서 문서의 열람 권한을 달라고 할 때 허용할 수
있는지요?
• 가능합니다. 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 문서의 열람권한에 대한
규정은 없습니다만, 행정기관의 전자문서시스템 규격에 의하면 문서 열람은
모든 구성원 또는 일부 구성원이 할 수 있도록 기능을 제공하도록 되어 있습니다.
●참고로 현재 사용중인 업무관리시스템(온-나라 문서 시스템)의 경우에도 기
안자가 문서의 열람범위를 과·국·실 또는 기관 단위로 지정할 수 있도록
되어 있습니다.
행정기관에서 고용하고 있는 공무원이 아닌 직원에게 전자문서시스템을 사용할
33. 수 있도록 아이디를 부여하고 기안을 하게 할 수 있는지요?
● 원칙적으로 공무원이 아닌 자는 전자문서시스템의 계정을 가질 수 없고,
기안을 할 수도 없으나, 제한된 범위와 조건하에서는 허용할 수 있습니다.
●「국가 정보보안 기본지침」(2019.3.22.) 제75조에 '외부인에게 계정을 부여하지
아니하되 업무상 불가피한 경우 기관의 장 책임하에 보안조치 후 필요한
업무에 한하여 일정기간 동안 접속 허용한 것을 참고하여 행정기관장은
행정기관장의 책임 하에 공무원이 아닌 자에 대하여 시스템 접근기간 및
권한범위 설정, 보안서약서 징구 등의 보안조치를 취한 다음에 계정 부여가
가능하며, 공무원이 아닌 자가 기안을 할 수 있는 지의 여부는 채용목적에
따른 업무범위등을 고려하여 해당기관에서 판단하여야 합니다.
2. 전산시스템 분야 | 273
질의 및 답변
시의회 의장이나 의원을 시청에서 사용하는 전자문서시스템의 사용자로
34. 등록할 수 있는지요?
• 등록할 수 없습니다. 전자문서시스템은 행정기관의 업무처리를 위하여 구축.
운영하는 것이고, 소속 공무원에게 접근권한을 부여하고 있기 때문에 시청과
시의회와 같이 별개의 기관은 각각의 시스템을 운영하여야 합니다.
(영 제5조, 제21조, 제22조)
35. 전자문서시스템의 사용자 계정권을 노동조합에게 부여할 수 있는지요?
● 할 수 없습니다. 행정기관은 효율적인 업무관리 내지 문서의 전자적 처리들
위하여 업무관리시스템 또는 전자문서시스템을 구축·운영하고 있고, 업무
처리를 위하여 소속 공무원에게 계정(ID)을 부여하고 있습니다.
• 비록 소속 공무원으로 구성되는 노동조합이라 해도 행정기관이 아니므로 노동
조합에게 업무관리시스템이나 전자문서시스템의 사용자 계정권을 부여할 수는
없습니다.
<업무관리시스템 >
36. 업무관리시스템이란 무엇을 말하는 것인가요?
• 업무관리시스템이란 행정기관의 업무처리절차들 통합화·표준화하여 업무
처리과정에서 생산된 각종 업무 관련 자료들 과제에 따라 일정, 메모보고,
문서관리카드, 지시사항, 회의관리 등으로 체계적인 처리를 할 수 있도록
개발한 시스템으로서, 현재 "온-나라 문서 시스템"이 활용되고 있습니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 “업무관리시스템"이라 함은 행정기
관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전
자적으로 관리하는 시스템을 말합니다. (영 제3조제11호)
274 | 제5장 질의 및 답변
업무관리시스템과 전자문서시스템은 무슨 차이가 있으며, 행정기관은
37. 이들 시스템을 모두 설치해야 하는지요?
행정업무운영 편람
●“업무관리시스템은 업무처리의 전 과정에서 생산된 자료들 과제에 따라 일정,
메모보고, 문서관리카드, 지시사항, 회의관리 등으로 체계적인 처리를 할 수
있도록 개발한 시스템을 말하며, “전자문서시스템"은 문서의 기안·결재·
등록·시행·접수·공람 등 문서의 모든 처리절차를 전자적으로 처리되도록
하는 시스템으로, 현재 활용되고 있는 업무관리시스템(온-나라 문서 시스템)은
전자문서시스템의 기능도 포함하고 있습니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」에는 행정기관의 업무처리 전 과정을
효율적으로 관리하기 위하여 업무관리시스템을 구축·운영하되, 업무의 성격
그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다고 명시하고 있고
(영 제21조제1항), 또한 문서의 처리절차가 업무관리시스템 또는 전자문서
시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다(영 제5조)고 되어 있으므로
두 시스템을 모두 설치하여야 하는 것은 아닙니다.
<행정정보시스템 >
행정정보시스템이란 무엇을 말하고, 이에 해당하는 시스템은 어떤 것이
38. 있나요?
• 행정정보시스템은 행정기관에서 다양한 업무처리를 위하여 개발해서 사용하고
있는 전자적 업무처리시스템으로서, “정부통합지식관리시스템", "기록관리
시스템", "디지털 예산회계시스템”, “e-감사”, “통합정보공개시스템" 등을
예로 들 수 있습니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 “행정정보시스템"이라 함은 행정기
관이 행정정보들 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신 및 활
용하기 위한 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시
스템을 말합니다. (영 제3조제12호)
2. 전산시스템 분야 | 275
질의 및 답변