[행정업무] 문서관리 총정리(전결, 효력, 결재 등)

 

 

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문서관리 분야
<일반사항 >
1. 공문서란 무엇을 말하나요?
● 공문서란 행정기관이 공무상 작성 또는 시행되거나 행정기관이 접수한 모든
문서들 말합니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(제3조제1호)에 따른 공문서란 행정기관
내부 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면.
사진. 디스크 테이프·필름·슬라이드·전자문서 등 특수매체기록 포함)와 행정
기관이 접수한 모든 문서를 말합니다.
민간인이나 공사(公社)에서 생산한 문서가 공문서로 취급되는 경우가
2. 있는지요?
그렇습니다. 민간인이나 공사 등 사인(私人)이 작성한 문서라도 행정기관에
접수시키면 공문서로 됩니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제1호에 의하면 행정기관이 접수한
문서도 공문서로 규정하고 있기 때문에 민간인이나 공사(公社)에서 작성한
문서들 행정기관이 접수하게 되면 공문서가 됩니다.
공문서는 어느 시점에 성립된다고 볼 수 있으며, 문서의 성립과 효력발생
3. 시기에는 차이가 있는지요?"
● 문서는 결재권자의 결재가 완료된 시점에 성립하고, 발송을 필요로 하지 않는
내부결재문서 외에는 문서의 성립과 효력발생 시기에 차이가 있습니다. 문서
시행이 필요한 문서는 수신자에게 도달되면 효력이 발생합니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제6조제1항에 따라 문서는 결재권자가
해당 문서에 서명의 방식으로 결재함으로써 성립하고, 성립된 문서가 수신자에게
262 제5장 질의 및 답변
4.
• 다만, 공고문서의 경우에는 해당 공고문서 자체에 특별한 규정이 있는 경우들
제외하고는 그 고시 또는 공고가 있은 후 5일이 경과한 날부터 효력을 발생
합니다. 이 때 공고한 첫날은 산입하지 않습니다.
행정업무운영 편람
도달됨으로써 효력이 발생하는데, 전자문서의 경우에는 수신자가 관리하거나
지정하는 전자적 시스템 등에 입력되면 효력을 발생합니다.
5.
문서의 생산시점을 언제로 보아야 하나요?
• 문서의 생산 시점이란 문서가 성립한 시기를 말합니다.
• 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 해당 문서에 대한 서명에 의한 결재가
있음으로써 문서가 성립되기 때문에 결재권자의 결재가 완료된 때가 생산시점
입니다.
문서등록번호가 빠진 공문서는 효력이 없는 것이 아닌가요?
●그렇지 않습니다. 공문서에 문서등록번호가 빠졌다고 해서 효력이 없는 문서라고
단정적으로 말할 수 없고, 해당 문서를 생산한 행정기관에 보완 요청을 하시면
됩니다.
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제11조에 따라 문서는 생산한 즉시
등록대장에 등록하고 생산등록번호를 부여하여야 합니다.
-전자문서의 경우에는 문서의 성립과 동시에 자동으로 문서가 등록되면서
등록번호가 당해 문서에 표시되기 때문에 시스템의 오류가 아닌 이상 문제는
없으나,
- 종이문서로 결재 받은 경우 자칫 문서등록을 빠뜨리거나, 등록을 하였어도
등록번호를 해당 문서에 표기하지 못한 경우가 있기 때문에 문서로서의 효력
유무를 단정할 수는 없습니다.
• 따라서, 해당 문서들 생산한 행정기관에 보완 요청을 하거나, 「행정 효율과
협업 촉진에 관한 규정 시행규칙」 제16조에 따라 접수한 문서의 형식상 흠을
이유로 문서제목, 반송사유 등을 명시하여 발신행정기관의 장에게 반송할 수
있습니다.
1. 문서관리 분야 | 263
질의 및 답변
6.
홈페이지상의 질의에 대하여 행정기관이 답변하였을 때, 이를 문서로 볼
수 있는지요(공문서로서의 효력을 갖는지요)?
• 아닙니다. 홈페이지상의 질의에 대한 답변은 공문서로 볼 수 있다거나 그
효력이 있다고 할 수 없습니다.
●홈페이지상의 답변은 질의 관련 업무담당자들이 궁금증을 신속하게 해결하여
주기 위하여 문서로서의 형식 및 처리절차를 거치지 않고 홈페이지를 통하여
답변을 드리는 것이기 때문에 해당 기관의 공식적인 의사표시로 볼 수는
없습니다.
• 다만, 공문서들 통한 답변의 경우에도 동일하거나 유사한 답변을 얻게 될
가능성이 매우 높기 때문에 홈페이지상의 답변도 상당한 정도의 신뢰성을
가질 수 있다고 봅니다.
7. 보조기관, 보좌기관, 합의제행정기관의 의미?
•중앙행정기관의 경우 “보조기관"은 정부조직법 제2조제3항에서 "차관·차장·
실장·국장 및 과장" 또는 "본부장·단장·부장·팀장 등”으로 규정하고 있고,
“보좌기관은 행정기관이 그 기능을 원활하게 수행할 수 있도록 그 기관장이나
보조기관을 보좌함으로써 행정기관의 목적달성에 공헌하는 기관으로 “차관보,
정책관 · 기획관 • 담당관 등을 의미함(정부조직법 제2조제5항)
●합의제행정기관은 소관사무의 일부를 독립하여 수행할 필요가 있을 때 법률이
정하는 바에 따라 행정기능과 규칙을 제정할 수 있는 군입법적 기능 및 이의의
결정 등 재결을 행할 수 있는 준사법적 기능을 가지는 행정위원회 등을 의미
(정부조직법 제5조, 행정기관의 조직과 정원에 관한 통칙 제21조)
●지방자치단체의 경우 “보조기관은 부지사·부시장·부군수·구청장 등 부단체장과
실·본부·단·부, 국, 과팀을 의미(지방자치법 제110조, 지방자치단체의 행정
기구와 정원기준 등에 관한 규정 제6조) “보좌기관"은 기관장이나 보조기관을
보좌하는 '담당관'을 의미
264 | 제5장 길의 및 답변
행정업무운영 편람
<문서의 기안 >
8. 공문서 작성시 연·월·일의 정확한 표기방법은 무엇입니까?
• 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자
리에 마침표를 찍어 표시합니다. (영 제7조제5항)
●다만, 이러한 기준은 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 문서작성의
일반원칙으로 정해 놓은 사항이므로 특별한 사유가 있으면 달리 표시할 수
있습니다.
9. 공무직 등 공무원이 아닌 사람이 기안할 수 있는지?
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제5조에서 문서의 기안·검토·협조·
결재·등록·시행 등 처리절차들 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서
전자적으로 처리하도록 규정되어 있어 공무직 등 공무원이 아닌 사람이 기안 등
문서를 전자적으로 처리하기 위해서는 권한을 부여받아야 하며, 동 규정
제10조제2항에서 “행정기관의 장은 업무의 내용에 따라 해당 업무를 담당하는
공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 해당 기관의
장이 훈령이나 지방자치단체의 규칙으로 정한다.”라고 규정하고 있습니다.
또한 동 규정 제60조에서 "각 처리과의 장은 업무를 효율적으로 처리하고
책임소재들 명확하게 하기 위하여 소관업무들 단위업무별로 분장하되, 소속
공무원 간의 업무량이 균형을 이룰 수 있도록 하여야 한다.”라고 규정되어
있어 문서결재와 업무분장 등을 공무원에게 부여하고 있습니다.
● 다만, 채용목적에 따른 업무범위 내에서 공무원이 아닌 사람이 기안을 하지
않으면 안 되는 부득이한 경우에 한하여 제한적으로 기안을 하게 할 수 있고,
부득이한 사유에 해당되는지 여부는 해당기관에서 판단해야 합니다.
1. 문서관리 분야 | 265
질의 및 답변
10. 기안문 작성 시 관련 근거 또는 관련 문서 기재 방법은?
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제5조, 제7조, 제8조 및 동 시행규칙
제2조, 제3조, 제4조에 따라 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로
하며, 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 기안문은 별지 제1호서식에 따라
작성한다고 규정하고 있습니다.
• 별지 제1호서식 하단의 비고란에 '처리과명-연도별 일련번호(시행일)' 형태로
표시하도록 되어 있고 기관에서 사용하는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템
상의 전자적으로 처리된 표현 방식을 참고하여 기재하면 되는데 예를 들어
행정안전부에서 사용하는 업무관리시스템에서는 「행정안전부 정보공개정책과
-1004(2020. 3. 3.)호와 관련됩니다.」 또는 「행정안전부 정보공개정책과-1004
(2020.3.3., "2020년 행정업무편람 운영지침")호와 관련됩니다.」로 기재가
됩니다. 기관 내에서는 기관명을 제외하고 '처리과명연도별 일련번호(시행일)'
형태로 「정보공개정책과-1004(2020. 3. 3.)호와 관련됩니다.」로 기재됩니다.
<검토 및 협조 >
업무분장상 수 개의 단위업무를 총괄하는 책임자가 직접 기안한 경우에
11. 결토와 결재 절차는 어떻게 되는지요?
•총괄책임자가 직접 기안한 때에는 소관업무 분담자의 의견을 들은 후 검토 및
결재 등을 받아야 합니다.
● 이 경우 총괄책임자는 기안자란에, 업무분담자는 협조자란에 서명합니다.
12. 공문서 결재과정 중 협조 서명을 받는 절차가 정해져 있나요?
●「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상 정해진 절차는 없습니다. 다만, 결재
전에 협조를 받아야 하며, 그 절차는 ① 기안부서와 협조부서간 동일 직급
(위) 간에 교차적으로 서명을 거치거나, ② 기안부서의 검토를 모두 거친 후
협조부서의 협조를 거쳐 기안부서 결재권자의 결재를 받는 방법이 있습니다.
266 | 제5장 질의 및 답변
<예시>
1
(2)
<기안>
기안자
기안자
<검토 및 협조>
총괄
총괄
총괄
총괄
과장
과장
13. 순서는 어떻게 되는지요?
과장
과장
행정업무운영 편람
<재>
국장
국장
● 한편, 과장·국장 등의 협조가 필요한 경우 과 국장은 업무를 총괄하고 있으므로
실질적인 세부업무에 대한 협의는 해당 업무담당자 또는 총괄책임자와 사전
협의를 한 후 과·국장의 협조서명을 받는 것이 좋습니다.
과장 전결사항인 기안문을 다른 과의 과장 협조를 받으려 할 때 협조의
•과장 전결사항인 경우 다른 과의 협조는 관련 업무의 총괄책임자 내지 업무
담당의 협조서명을 받고 기안부서 과장의 결재를 받으면 됩니다.
14. 문서의 결재과정에서 협조자는 문서 수정이나 반려가 가능한지요?
● 아닙니다. 협조자는 문서 수정이나 반려를 할 수 없습니다.
•
・기안자가 속한 직계선상의 보조·보좌기관 및 결재권자는 기안문을 통해 결정
하고자 하는 사안이 자신들의 소관업무이므로 수정하거나 반려할 수 있습니다.
이와 달리 방계조직에 속하는 협조자는 해당 사안에 대한 직접적인 수정이나
반려는 할 수 없고, 다만 기안문과 다른 의견이 있는 경우에는 해당 문서 또는
별지에 그 의견을 표시할 수 있습니다(영 제9조제4항).
1. 문서관리 분야 | 267
질의 및 답변
<결재 >
15. 결재의 방법 중에 전결과 대결이 있는데 그 의미는 무엇인가요?
●전결이라 함은 행정기관의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은
자(보조기관, 보좌기관, 업무담당 공무원)가 행하는 결재를 말하는데, 위임전결
사항은 해당 기관의 장이 위임전결규정 또는 지자체의 사무전결처리규칙 등으로
정합니다.
• 또한, 대결이라 함은 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없는
때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말합니다.
16.
기관장 부재시 직무대리자가 대결할 수 있도록 되어 있는데
직무대리자에 권한대행도 포함되는지요?
•
직무대리(법정대리, 지정대리), 권한대행 등은 대리행위이므로 이들이 행하는
결재는 대결에 해당합니다.
17. 기관장 부재시 대결이나 전결을 받을 때 서명표시를 어떻게 하는지요?
•기관장 부재시 대결 및 전결의 표시방법은 다음과 같습니다.
위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우(“대결"만 표시): 기관장의
결재란을 설치하지 않고 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시하고 서명
담당 000
담당 000
과장 ㅇㅇㅇ
268 | 제5장 질의 및 답변
- 위임전결사항을 대결하는 경우(“전결”과 “대결"을 함께 표시): 기관장 또는
서명하지 않는 사람의 결재란을 설치하지 않고 전결하는 사람의 서명란에
“전결" 표시를 하고, 대결하는 사람의 서명란에 “대결" 표시 후 서명
국장 ㅇㅇㅇ 부기관장
과장
대결 2020. 12. 19.
000
대결 2020. 12. 19.
ㅇㅇㅇ
국장 전결
18. 보건지소장에게 결재권을 부여할 수 있는지요?
●그렇습니다. 보건지소의 장도 행정기관의 장이므로 결재권을 가질 수 있습니다.
행정업무운영 편람
19. 어떤 경우에 내부결재문서를 작성하는지요?
● 내부결재문서는 행정기관이 내부적으로 업무계획 수립, 처리방침 결정, 업무
보고, 소관사항 검토 등 발신할 필요가 없는 문서들 의미합니다.
20. 서명 없이 이름만 전부 인쇄되어 있는 시행문이 있는지요?
• 시행문의 서명란에 인쇄된 이름은 작성자가 타이핑해서 기재하는 것이 아니라
전자적 처리에 의해 자동으로 표시되는 전자문서서명입니다.
•
전자적으로 표시하는 서명은 본인의 서명을 전자화하여 사용하는 전자이미지
서명이 있고, 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 전자문서명이
있습니다.
<문서의 등록>
「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」상의 문서등록번호는 어떻게
21. 구성되는지요?
● 문서번호는 생산등록번호와 접수등록번호가 있으며, 등록번호는 처리과명과
연도별 일련번호로 구성됩니다.
<예시> 정보공개정책과-137
•처리과가 없는 행정기관은 행정기관명을 표시하되, 10자가 넘는 경우에는 10자
이내의 행정기관명의 약칭을 표시하고, 일련번호는 연도표시 없이 등록된
순서에 따라 번호를 부여합니다.
1. 문서관리 분야 | 269
질의 및 답변
22.
서면으로 결재 받은 문서를 전자문서시스템의 등록대장에 등록하지
않으면 효력이 없는지요?
●그렇지 않습니다. 문서는 생산한 즉시 등록대장에 등록하고 생산등록번호들
부여하여야 합니다만, 문서를 등록하지 않았다고 해서 효력 없는 문서라고
단정할 수는 없고, 추후에라도 등록을 하여 흠을 보완하면 됩니다.
전자문서시스템에서 생산된 행정기관의 공문서에 문서등록번호가
23. 연필이나 볼펜 등을 이용한 수기로 기재되는 경우도 있나요?
•
전자문서시스템에서는 문서등록번호나 접수번호가 자동으로 표시되기 때문에
그러한 경우는 거의 없습니다만, 시스템 오류로 인하여 자동으로 표시되지
않는다면 수기로 기재할 수 있습니다.
<문서의 시행>
24.
행정기관내의 보조기관 상호 간에 발신하는 문서의 발신명의는 어떻게
표시하나요?
•행정기관 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서(대내문서)는
해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신할 수 있습니다.(영 제13조제2항)
•발신명의 상의 서명표시는 발신명의의 마지막 글자 위에 보조 보좌기관장의
전자이미지서명 또는 전자문자서명을 나타내거나, 종이문서의 경우 직접
서명하여 시행하면 됩니다.(영 제14조제2항)
소방서장이 지시한 업무에 대해서 소방파출소장이 문서를 생산하여
25. 소방파출소장 명의로 타 기관에 발송할 수 있는지요?
● 할 수 있습니다. 소방파출소도 독립된 행정기관으로서 소관 업무범위 내에서
의사결정(문서 작성)을 하고, 결정된 사항을 대외적으로 표시(문서 시행)할
수 있습니다.
270 | 제5장 질의 및 답변
행정업무운영 편람
행정기관의 홈페이지 또는 전자문서시스템의 게시판을 활용하여 문서를
26. 시행할 수 있는지요?
●할 수 있습니다.
•
행정기관의 장이 소속 공무원 또는 소속 기관에 발신하는 시행문이나 보조기관
또는 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문 중에서 단순한 업무지시 및 자료요구,
업무연락, 동보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 업무관리시스템 또는
전자문서시스템의 전자게시판이나 행정기관의 홈페이지 등에 게시한 때에는
해당 문서를 시행한 것으로 본다.(규칙 제9조제2항)
구청 내의 중요사항을 계획하고 각 부서로 시행을 할 경우에도
27. 대내문서로 보아 보호기관의 명의로만 발송해야 하는지요?
●그렇지 않습니다. 기관장의 결재를 받아 각 부서로 시행할 경우 기관장의 명의로
발송할 수 있습니다.(영 제13조)
28. 직속기관, 사업소, 출장소, 구청, 읍·면·동의 문서 발신명의는?
●「지방자치단체의 행정기구와 정원기준 등에 관한 규정」 및 해당기관의 행정
기구 설치 조례에 따라 설치된 직속기관, 사업소 출장소, 구청, 읍·면·동에서
대외기관으로 문서를 발송하는 경우, 발신명의는 해당 기관장(직속기관장,
사업소장, 출장소장 등) 명의로 발신합니다. 다만, 상급기관이나 하급기관을
거쳐서 발신할 필요가 있는 문서는 해당기관을 경유하여 발신할 수 있습니다.
(영 제15조)
1. 문서관리 분야 | 271
질의 및 답변
<문서의 접수 및 처리 >
29. 문서과와 처리과는 어떻게 구분하나요?
●문서과는 행정기관내의 공문서 분류·배부·수발업무지원 및 보존 등 문서에
관한 사무를 주관하는 과로서, 통상 운영지원과, 총무과 등을 말합니다.
•처리과는 문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 과로서 행정기관 내에 설치된
각 과를 말합니다.
30. 접수된 모든 문서를 선람해야 하는지요?
• 아닙니다. 공람대상 문서에 해당하는 경우에만 업무처리담당자가 공람할 자의
범위를 정하여 공람하면 됩니다.(영 제18조제4항)
※ 2002. 12. 26. 「사무관리규정」 개정(2004. 1. 1. 시행)으로 선람 폐지
• 공람대상 문서의 종류는 다음과 같습니다. (규칙 제17조)
- 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서
·민원문서
- 행정기관이나 보조기관 또는 보좌기관 간의 업무협조에 관한 문서
접수된 문서들 처리하기 위하여 미리 검토가 필요한 문서
- 그 밖에 공무원의 신상(身上), 교육·훈련 등과 관련하여 공무원이 알아야 할
필요가 있는 문서
31. 공람하였다는 표시는 어떻게 하는지요?
• 전자문서는 업무관리시스템 또는 전자문서시스템상에서 공람하였다는 기록
(공람자의 직위 또는 직급, 성명 및 공람일시 등)이 자동으로 표시되도록 하면
됩니다.(영 제18조제4항)
● 종이문서(비 전자문서)는 접수문서의 적당한 여백에 공람자의 직위 또는 직
급을 표시하고 서명을 하면 됩니다.
272 제5장 길의 및 답변