[혁신사례] 재외공관 직원 급여업무 자동화시스템

 

[혁신사례] 재외공관 직원 급여업무 자동화시스템

 

재외공관 직원 급여업무 등 단순·반복 입력 업무자동화

외교부 재외공관담당관  재외공관 직원 급여업무 자동화시스템이 도입된 사례는?
외교역량을 갖춘 직원들이 수행하고 있는 공관 급여 관련 단순·반복 업무 처리를 자동화하여 업무 효율을 높인 사례

 

행정효율화로 대국민서비스 분야에 선택과 집중

나는 외교부에서 근무하고 있는 외무공무원이다. 얼마 전 관련 업무를 경험했다는 이유로 재외공관 직원의 급여지급업무를 맡게 됐다. 직원의 사기와 직접 연결되는 급여업무를 담당하는 부서로 인사발령을 받게 돼 처음엔 무척 기뻤다. 그런데 막상 발령을 받고 온 부서에서는 이전의 급여업무 경력이 전혀 도움이 되지 않았다. 183개 공관에 월평균 약1,200여 명의 급여자료를 환율을 적용하고 입력하는 작업은 매우 손이 많이 가는 일이었다. 또한 2019년부터 재외공관 직원에게 새롭게 부과되는 4대 보험 및 소득세 등 세무 업무를 처리하기 위해 개발된 외교부 급여시스템은 적지 않은 수작업을 해야 했다. 급여업무는 정해진 기한이 있고 실수가 용납되지 않는 업무이기 때문에 급여를 담당하는 직원은 어렵게 급여작업을 마치더라도 혹시라도 틀린 것은 없는지 다시 한번 확인과 계산하는 과정을 거쳐야 한다. 그래서 담당자는 매일 늦게까지 야근을 반복하고 있었다. ‘매월 단순·반복적인 급여업무를 줄여서 대국민 서비스에 외무공무원과 직원의 행정력을 집중하는 방법은 없을까?’라는 생각에 나는 개선 방법을 찾아보기 시작했다.

정부혁신 컨설팅을 통해 아이디어가 현실로

뜻이 있는 곳에 길이 있었다. 급여업무 개선을 위해 정부 공통 급여인사시스템(e-사람)을 담당하는 인사혁신처와 수차례 협의한 결과 e-사람의 일부 기능을 외교부 자체 시스템에 적용할 수 있었다. 그 결과 9개의 외화 급여자료의 원화 환산 및 공제 절차에 필수적이던 수작업 업무를 대폭 줄일 수 있었다. 그러나 전 세계 187개 공관, 1,200여 명의 직원의 수당과 공제 자료를 업로드하고, 환율을 적용하기 위해서는 여전히 상당한 수작업이 필요했다. 때마침 외교부 혁신행정담당관실에서는 업무 자동화(RPA, Robot Process Automation) 수요가 있는 부서를 찾고 있었다. 처음에는 RPA가 무엇인지 몰랐으나 “단순하고, 반복적인 업무를 자동화”하는 것이라는 담당자의 설명을 듣고 급여업무에 RPA를 적용하면 수작업하는 업무 대부분을 자동화할 수 있을 것 같다는 생각에 신청하게 되었다 . 막상 신청은 했지만 큰 기대는 하지 않았다. 하지만 행정안전부의 정부혁신 컨설팅 과제로 선정되어 킥오프 회의에 참석했을 때 사업이 성공할 수 있겠다는 확신이 들었다. 컨설팅 위원들은 민간에서 RPA사업 분야의 전문가로 활동하고 있었고, 컨설팅을 진행하면서 사업의 계획 수립 단계부터 구체적이고 현실적 대안을 얻을 수 있었다 . 처음에는 위원들에게 설명하기 민망할 정도로 아이디어 차원이었던 RPA 사업이 5차례 컨설팅을 통해 2개월 만에 결과물이 나왔다. 그리고 RPA 사업 완료 시연을 본 급여업무 동료 직원의 말이 아직도 기억에 남는다. “내 자리 없어지는 거 아니야?”

단순·반복 업무는 RPA에게 맡기고, 국민에게 더 집중하기

동료 직원의 우려처럼 자리는 없어지지 않았지만 단순·반복업무는 이제 RPA의 봇이 맡게 되어 담당자가 급여업무에 대한 부담이 크게 줄었다. 이제 공관에서는 급여업무 관련 공문과 시스템 보고를 중복으로 하지 않아도 돼 기존 5일이 소요되던 업무가 1일로 단축되었다. 또한 본부에서는 매월 15일간 각 공관에서 들어온 1,200여 명의 수당 약1,700건을 입력하고, 4대 보험 업무를 처리하거나 환율을 적용하는 업무를 RPA가 담당하게 되었다. 그 결과 관련 업무 처리 기간을 매월 약 3일로 단축하는 성과를 얻을 수 있었다. 이러한 자동화를 통해 절감된 시간은 외교 현장과 민생현장으로 행정력을 재배치하여 대국민 서비스에 집중할 수 있게 되었다. 외교부는 앞으로도 비능률 업무 환경과 단순 작업의 비효율성 문제를 해결하기 위해 직원들의 의견과 제안을 수렴하여 업무자동화와 효율화 방안을 지속해서 개발하고 적용해 나갈 계획이다.

 

우리가 정부혁신에서 배울 점

 우리가 생각하기에 정부가 하는 일이나, 특히 공무원들이 하는 일들은 보통 수동적이고 사회변화를 못 따라간다는 편견을 갖고 있을 때가 많습니다. 하지만 수동적인 인상은 관련 규정이나 정책 등을 지켜야하는 일들이 많고, 관련 분야가 다양하기 때문에 행정관련 업무에서 생겨나는 편견이라고 생각됩니다. 하지만 실제 정부에서는 사회 변화에 따라가기 위하여 다양한 혁신도 변화를 이끌고 있습니다. 이러한 내용은 관련 업무를 하는 곳에서 배우고 벤치마킹할 필요가 있다고 생각합니다. 저 역시 업무를 하며 변화를 두려워하는 것을 견제하기 위하여 이러한 정보를 찾아보고는 합니다. 오늘부터는 그래서 다양한 변화 정부혁신 사례 100가지를 알아보는 시간을 갖고자 합니다.

 

출처는 행정안전부 홈페이지입니다.

홈페이지 정책자료 메뉴에 간행물을 들어가시면 다음과 같은 다양한 정보가 있습니다.

오늘 자료 역시 이곳에서 받았습니다. 원본 자료 PDF 파일도 첨부하오니, 관심 있는 분은 보시기 바랍니다.

2020 정부혁신 100대 사례집(웹용) .pdf

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