[혁신사례] 계약서류는 몽땅 전자문서로!

[혁신사례] 계약서류는 몽땅 전자문서로!

우리가 정부혁신에서 배울 점

 우리가 생각하기에 정부가 하는 일이나, 특히 공무원들이 하는 일들은 보통 수동적이고 사회변화를 못 따라간다는 편견을 갖고 있을 때가 많습니다. 하지만 수동적인 인상은 관련 규정이나 정책 등을 지켜야하는 일들이 많고, 관련 분야가 다양하기 때문에 행정관련 업무에서 생겨나는 편견이라고 생각됩니다. 하지만 실제 정부에서는 사회 변화에 따라가기 위하여 다양한 혁신도 변화를 이끌고 있습니다. 이러한 내용은 관련 업무를 하는 곳에서 배우고 벤치마킹할 필요가 있다고 생각합니다. 저 역시 업무를 하며 변화를 두려워하는 것을 견제하기 위하여 이러한 정보를 찾아보고는 합니다. 오늘부터는 그래서 다양한 변화 정부혁신 사례 100가지를 알아보는 시간을 갖고자 합니다.

 

김포시 계약서류는 몽땅 전자문서로! 참 쉽죠? 경기도 김포시 회계과

비대면 계약업무 서비스란?
코로나19로 비대면 업무처리의 필요성이 대두되면서 나라장터와 문서24를 활용해 한 차례의 방문 없이도 계약부터 대금 지급까지 모든 계약업무를 비대면, 전자적으로 처리하는 방식

 

전국 최초! 비대면 계약서비스 제공!
강원도에 있는 ○○기업 사업담당자인 나는 2021년 경기도 김포시에서 공고한 어느 한 용역에 투찰하였다. 경기도 김포시라 거리가 멀어 각종 서류를 준비할 때 왕복해야 한다는 부담감이 있었지만, 코로나로 사업이 여러모로 위축된 시기에 용역 금액이 큰 데다 우리 기업에 꼭 필요한 단비 같은 사업이었다. 떨리는 마음으로 개찰 결과를 보니 다행히 우리가 1순위였다. 며칠 후 김포시에서 낙찰자선정 공문이 왔다. 계약서류는 나라장터로, 착수서류는 문서24로 보내 달라고 쓰여 있었다. 그동안 원본 서류를 들고 감독부서를 거쳐 회계부서로 갔었는데 처음에는 무슨 말인지 도통 이해가 안 돼 김포시에 전화했다. 김포시 계약담당자는 앞으로 모든 계약 진행방식을 전자적으로 처리한다며 원본 서류도 준비하지 말고 모두 첨부파일로 붙여서 보내라고 했다. 대금청구도 방문 없이 나라장터와 문서24로 보내면 된다고 한다. 작년에 경기도에 있는 다른 시와 계약했을 때는 왕복 4시간 이상을 운전해 서류를 제출했는데 이번에는 업무 피로도가 확 낮아질 것 같다. 몇 개월 후 과업을 완수하고 방문 없이 대금청구를 했는데 그다음 날 바로 계약대금이 입금되어 다시 한번 빠른 업무처리에 놀랐다. 코로나19에 따른 재택근무 중에도 계약업무 처리를 할 수 있어서 출장비 등 여러 비용을 아끼게 되었고, 특히 이동시간이 대폭 줄어든 덕분에 정규근로시간 내 업무를 마칠 수 있었다. 나의 워라밸을 도와주는 비대면 계약이 모든 기관에 전파되었으면 한다.

 

코로나19 예방과 계약상대자 편의를 함께 고려
계약업무는 회계문서의 날인, 증빙서류 원본주의에 따라 계약상대자에게서 계약서류를 원본 종이서류로 제출받아 보관해왔으며, 이로 인해 계약상대자는 단순 서류 제출을 위해 행정기관에 여러 번 방문해야 했다. 그러나 코로나19의 지속적인 확산으로 대면 업무에 대한 불안감이 고조되어 계약업무도 포스트 코로나를 대비한 비대면 행정서비스 제공이 절실히 필요하게 되었다. 김포시에서는 나라장터와 문서24를 활용해 단 한 차례의 방문 없이도 계약부터 대금 지급까지 모든 계약업무를 비대면 전자처리방식으로 전환하는 획기적 개선방안을 내놓았다. 계약서류는 나라장터를 통해 계약서 초안 응답 시 첨부하여 제출토록 했고, 착수서류는 특성상 감독부서의 확인이 필요한 사항이라 문서24를 활용해 접수했다. 김포시는 계약상대자가 회사나 집 등 원하는 장소에서 인터넷으로 접속한 후 계약업무를 처리할 수 있게 하여 코로나 19 예방과 계약상대자의 편의를 동시에 충족시키는 행정서비스를 제공하였다.

 

계약업무도 부드러워질 수 있다
비대면 계약업무서비스는 장소·시간에 구애받지 않는 양방향 행정서비스로 행정기관 위주의 업무처리방식을 계약상대자 편의 방식으로 바꾸는 것을 최종 목표로 하고 있다 . 2020년 9월부터 시행한 비대면 계약업무서비스는 전체 1,208건 중 나라장터를 이용하지 않는 영세기업 61건을 제외하고 1,147건을 전자적으로 처리하였다. 이는 전체계약의 95% 에 해당하는 수치이다. 비대면 계약업무를 추진하면서 행정기관은 원본 문서를 보관하지 않음으로써 기록물 관리가 수월해졌고, 계약상대자는 서류 전자제출로 시간 및 비용을 절약하게 되어 편의성이 크게 향상되었다. 김포시는 본청뿐 아니라 읍·면·동, 사업소까지 비대면 계약업무 서비스를 확대 시행해 코로나19 예방과 계약상대자 중심의 계약서비스를 제공할 방침이다.

 

 

출처는 행정안전부 홈페이지입니다.

홈페이지 정책자료 메뉴에 간행물을 들어가시면 다음과 같은 다양한 정보가 있습니다.

오늘 자료 역시 이곳에서 받았습니다. 원본 자료 PDF 파일도 첨부하오니, 관심 있는 분은 보시기 바랍니다.

2021 정부혁신 100대 사례집 (1).pdf

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