[혁신사례] 단순반복업무 자동화와 스마트보고시스템

[혁신사례] 단순반복업무 자동화와 스마트보고시스템

 

RPA를 활용한 업무 자동화 및 스마트보고로 업무효율 개선

한국남부발전㈜ 디지털혁신부 단순반복업무 자동화와 스마트보고시스템 단순반복 업무를 소프트웨어가 대신 처리하여 직원의 업무효율을 높이고, 스마트보고시스템 구축을 통해 경영진 보고에 낭비되는 대기시간을 없앤 일하는 방식 혁신사례

 

스마트한 업무 프로세스 구축으로 조직활력 제고

나는 한국남부발전 본사 정보전략실에 근무하는 김우형이다. 대학에서 정보통신을 전공한 나는 남부발전에 입사하여 약 10년 동안 전산 관련 업무를 담당했으며, 현재는 디지털혁신부에서 업무의 디지털화를 추진하고 있다. 회사가 성장할수록 조직 구조는 더욱 복잡해지고 새로운 업무가 많이 생겨나기 마련이다. 복잡한 구조와 늘어난 업무는 조직의 여러 가지 비효율을 초래하는데, 이는 직원의 사기 저하는 물론 회사의 경쟁력까지 약화시킬 수 있다. 우리는 직원이 행복한 회사, 효율적으로 일하는 회사를 만들기 위해 조직문화혁신을 추진하였고 T/F 구축과 전 직원 설문조사를 통해 개선과제를 발굴하였다. 그 중에서 가장 개선이 시급한 과제로 반복되는 단순업무의 해소와 새로운 보고문화의 정착이 선정되었다. 우리는 수차례 회의 끝에 단순반복업무 해소와 새로운 보고문화 정착을 위한 아이디어를 모았고 ‘RPA(Robotics Process Automation)를 활용한 단순업무의 자동화’와 전 직원이 경영진 일정을 공유할 수 있는 ‘스마트보고시스템’을 구축하기로 했다.

단순반복업무는 “Robotics Process Automation” 으로

직원들 사이에서 불만이 늘어간다. 세금계산서와 카드전표 처리, 각종 정산 검증 등 부가적인 업무처리가 반복되는 일상 때문이다. 이러한 업무가 장기화되거나 과다할 경우 에는 무기력감마저 들고 가끔은 심각하게 이직을 고려하기도 한다. 실제, 세금계산서 하나를 처리하기 위해서는 계산서를 메일로 수신 받고, 출력하고, 스캔 하여 시스템에 입력하고 증빙서류를 첨부해서 처리한다. 절차도 번거로울뿐더러 시간이 많이 낭비된다. 우리는 이러한 문제를 RPA로 해결했다. RPA는 사람이 규칙에 의해 반복적으로 수행하는 업무를 소프트웨어가 대신하는 개념 으로 소프트웨어 로봇이 자동으로 정보를 연계시켜주어 담당자는 확인만 하면 되므로 많은 시간을 절약할 수 있다. 우리는 연말정산자료 자동입력, 지로납부 자동화, 전력 급전 순위 예측, 미지급 전표입력 및 청구 검증 등 다양한 업무에 RPA를 적용하였으며 6개월간 약 3,500시간을 절감하는 성과를 거두었다.

대기시간 싫어요, 스마트보고시스템으로 새로운 보고문화 정착

조직문화 개선을 위한 설문조사에서 자주 등장하는 것이 보고문화의 개선이다. 보고를 위해 집무실 앞에서 기다리는 시간과 보고에 소요되는 시간이 너무 많다는데 대부분 공감했다. 그 원인으로는 경영진의 일정과 자료의 사전공유가 이뤄지지 않기 때문이라는 의견이 많았고 이러한 점에 착안하여 ‘스마트보고시스템’을 구축하게 되었다. 스마트보고시스템의 프로세스는 보고자가 시스템에 경영진의 일정을 확인하고 원하는 시간에 보고자료를 첨부하여 신청하면, 비서실에서 경영진의 일정을 확인하고 승인한다. 경영진이 보고 내용을 확인한 후 별도 대면보고가 필요 없다고 판단할 경우 ‘서면대체’를 클릭, 보고가 종료되며, 대면보고를 클릭하면 보고자에게 문자가 발송된다. 보고자는 자신이 예약한 시간에 경영진 집무실을 방문하여 보고 하면 된다. 단, 보고시간은 10분으로 제한을 두며 시간 초과 시 화면에 붉은색으로 경고해준다. 우리는 스마트보고시스템을 통해 보고대기시간을 평균 27분에서 2분으로 단축시키는 성과를 거뒀으며, 사내 출력물 감소로 예산을 절약하는 효과를 보았다. 스마트보고시스템은 현재 8개 공공기관에 확산되었으며, 정부에서는 이 시스템을 도입하여 정부 각 부처는 물론 지자체까지 확산을 준비하고 있다.

우리가 정부혁신에서 배울 점

 우리가 생각하기에 정부가 하는 일이나, 특히 공무원들이 하는 일들은 보통 수동적이고 사회변화를 못 따라간다는 편견을 갖고 있을 때가 많습니다. 하지만 수동적인 인상은 관련 규정이나 정책 등을 지켜야하는 일들이 많고, 관련 분야가 다양하기 때문에 행정관련 업무에서 생겨나는 편견이라고 생각됩니다. 하지만 실제 정부에서는 사회 변화에 따라가기 위하여 다양한 혁신도 변화를 이끌고 있습니다. 이러한 내용은 관련 업무를 하는 곳에서 배우고 벤치마킹할 필요가 있다고 생각합니다. 저 역시 업무를 하며 변화를 두려워하는 것을 견제하기 위하여 이러한 정보를 찾아보고는 합니다. 오늘부터는 그래서 다양한 변화 정부혁신 사례 100가지를 알아보는 시간을 갖고자 합니다.

 

출처는 행정안전부 홈페이지입니다.

홈페이지 정책자료 메뉴에 간행물을 들어가시면 다음과 같은 다양한 정보가 있습니다.

오늘 자료 역시 이곳에서 받았습니다. 원본 자료 PDF 파일도 첨부하오니, 관심 있는 분은 보시기 바랍니다.

2019 정부혁신 사례집(웹용 저용량).pdf

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